Canlı Yayın Satışında Stok ve Sipariş Takibi

Canlı yayın satışında stok ve sipariş takibinin temel kuralı şudur: her beden ve renk ayrı bir stok kalemi olmalı, "satıldı" dendiği anda bir sipariş açılmalı ve stok o siparişle birlikte düşmeli. Stok ile sipariş birbirine bağlı tutulduğunda, yayın sonunda "elimde kaç tane kaldı?" ve "bu müşteri neyi almıştı?" sorularının cevabı aynı kayıttan çıkar. Ayrı defterler tutulduğunda ise ikisi bir süre sonra birbirini tutmaz.

Yayın öncesi hazırlık, satışın kapanması ve tahsilat gibi genel akışı canlı yayında satış nasıl yönetilir yazımızda anlattık. Bu yazı yalnız stok ve sipariş tarafına odaklanıyor.

Stoğu varyasyon bazında kurun

Canlı satışta en sık yaşanan sorun, aynı ürünü iki kişiye satmaktır. Bunun sebebi genellikle stoğun ürün bazında, yani "triko kazak: 10 adet" şeklinde tutulmasıdır. Oysa müşteri kazak değil, bordo M kazak alır.

Doğru kurulum için:

• Her varyasyonu ayrı kalem olarak tanımlayın. Beden, renk, numara ya da model; satışta ayrı ayrı sorulan her seçenek ayrı stok olmalıdır.
• Maliyeti varyasyonla birlikte girin. Aynı ürünün farklı partileri farklı maliyetle gelmiş olabilir. Satış fiyatı ile maliyet yan yana durduğunda kâr hesabı doğru çıkar.
• Kategori yapısını sade tutun. Ürünleri bulmanın kolay olması, yayın sırasında saniyeler kazandırır.

Stok hareket defteri tutun

Stok sayısı tek başına yetmez; o sayının nasıl oluştuğunu da bilmek gerekir. Hareket defteri, her giriş ve çıkışı tarihiyle ve sebebiyle kaydeder:

• Yeni mal girişi
• Satışla düşen adet
• İadeyle geri dönen adet
• Sayım farkı düzeltmesi

Bir bedenin stoğu beklenenden azsa, defter hangi satıştan ya da hangi düzeltmeden kaynaklandığını gösterir. Defter olmadan yapılan her düzeltme, bir sonraki sayımda yeni bir soru işaretine dönüşür.

Düzenli sayım yapın

Hareket defteri ne kadar düzgün olursa olsun, fiziksel stok ile kayıt arasında zamanla fark oluşabilir: yanlış rafa konan bir ürün, hasarlı çıkan bir parça. Belirli aralıklarla sayım yapıp farkı gerekçesiyle deftere işlemek, kaydın güvenilir kalmasını sağlar. Sayımı yayından hemen önce yapmak, yayında satılacak adetlerin gerçek olduğundan emin olmanın iyi bir yoludur.

Siparişi bir durum akışıyla izleyin

Canlıda kapanan her satış bir siparişe dönüşmelidir ve o sipariş belli durumlardan geçmelidir. Basit bir akış çoğu işletme için yeterlidir:

1. Açıldı: Müşteri, varyasyon ve fiyat kayda geçti; stok düştü.
2. Ödeme bekleniyor / ödendi: Tahsil edilen ve kalan tutar sipariş üzerinde görünür.
3. Hazırlanıyor: Ürün paketlenir.
4. Kargoda: Gönderi yola çıkar, takip bilgisi siparişe yazılır.
5. Teslim edildi ya da gerekirse iade / değişim.

Durumu güncel tutmanın faydası, ekipte kimsenin "bu paket gitti mi?" diye mesajlara bakmak zorunda kalmamasıdır. Yayından sonraki gün, "ödendi ama kargoya verilmedi" listesi hazırlanacak işleri doğrudan gösterir.

Ödenmeyen sepet, ön sipariş ve iade

Stok ile sipariş arasındaki bağ en çok bu üç durumda bozulur.

Ödenmeyen sepetler. Yayında "kaptım" diyen her müşteri ödeme yapmaz. Sipariş açıldığında stok düştüğü için, ödenmeyen sepet o ürünü satılabilir stoktan çıkarmış olur. Onaylanmayan sepetleri düzenli olarak gözden geçirin: müşteriye dönüp satışı kurtarın ya da siparişi iptal ederek ürünü stoğa geri kazandırın.

Ön sipariş. Stokta kalmayan bir bedeni isteyen müşteriyi kaybetmeyin. Talebi sıraya alın; ürün yeniden geldiğinde bekleyen müşteriyle eşleştirin. Bu liste aynı zamanda hangi bedenden daha fazla almanız gerektiğini gösterir.

İade ve değişim. İade edilen ürün stoğa geri girmeli, müşterinin bakiyesi de buna göre düzeltilmelidir. Değişimde bir varyasyon stoğa dönerken diğeri düşer; ikisinin de kayda geçmesi gerekir.

Satış linkiyle stoğu yayın dışında da paylaşın

Yayına katılamayan müşteri de ürün listenize ulaşmak isteyebilir. Satılan ürünün kendiliğinden düştüğü paylaşılabilir bir ürün listesi, yayın dışındaki satışın da aynı stoktan yürümesini sağlar. Böylece mesajla gelen bir sipariş, yayında satılmış bir ürünle çakışmaz.

Sık yapılan hatalar

• Stoğu yayın bitince toplu düşmek. Yayın sırasında aynı bedenin iki kez satılmasına yol açar.
• İptal edilen siparişin stoğunu geri almamak. Ürün rafta durur ama kayıtta satılmış görünür.
• Düzeltmeleri gerekçesiz yapmak. Sebebi yazılmayan bir stok düzeltmesi, sonradan açıklanamaz.
• Kargo bilgisini siparişe yazmamak. Müşteri takip numarası sorduğunda mesaj geçmişinde arama yapmak zorunda kalırsınız.

Sık sorulan sorular

Stok ne zaman düşmeli: satışta mı, ödemede mi? Canlı satışta stoğun satış kapandığı anda düşmesi, aynı ürünün iki kişiye satılmasını önler. Ödenmeyen siparişler ise düzenli gözden geçirilip iptal edildiğinde stoğa geri döner.

Sayım ne sıklıkla yapılmalı? Satış hacminize göre değişir; yoğun bir yayın öncesinde kısa bir sayım, yayında gerçek adetlerle satış yapmanızı sağlar. Bulunan farklar gerekçesiyle hareket defterine işlenmelidir.

Biten bir bedeni isteyen müşteriye ne yapmalı? Talebi ön sipariş olarak kaydedin. Ürün yeniden geldiğinde bekleyen müşteriyle eşleştirip satışa dönüştürebilirsiniz.

Mezat ile stok ve siparişi aynı defterde tutun

Mezat'ta stok varyasyon bazında tutulur; maliyet ve satış fiyatı birlikte durur, her giriş ve çıkış hareket defterine yazılır ve sayım yapılabilir. Sipariş açıldığında stok kendiliğinden düşer; durum akışı, tahsilat kaydı, iade ve değişim, ön sipariş ve iptal sepetler aynı paneldedir. Satılan ürünün listeden düştüğü katalog linkini yayın dışında da paylaşabilirsiniz. Kargo bilgisi ve tahsilat bugün panele elle girilir; bağlantıların güncel durumunu Entegrasyonlar sayfasında, tüm modülleri de Özellikler sayfasında inceleyebilirsiniz.